Como os leads de maio se distribuiram entre midia, base de leads e WhatsApp

Esta auditoria parte da base inteira de leads do site e formulario, separa o que realmente pode ser comparado com midia e mostra onde o volume migra para a trilha de WhatsApp. A leitura central e simples: os leads entraram, mas parte deles perdeu identificacao de campanha, parte chegou com contato ruim e uma parcela relevante so foi abordada depois da primeira regua.

Periodo analisado: maio de 2026 Base total de leads: 19.825 Campanhas do gerenciador sem CTW WhatsApp auditado separadamente

Etapa 1 Entrada bruta de leads O mes comeca com 19.825 registros de site e formulario.

Etapa 2 Parcela que fecha com midia 17.277 leads ja estao ligados a campanhas identificadas.

Etapa 3 Parte ainda sem campanha 2.452 leads seguem sem utm_campaign utilizavel.

Etapa 4 WhatsApp sai da base de leads CTW e conversas precisam ser lidos na base operacional de WhatsApp.

Etapa 5 Abordagem nem sempre acontece no timing ideal Parte do volume so reaparece em pre-inscritos e outras reguas posteriores.

Campanhas do gerenciador sem CTW 21.111 Volume das campanhas do gerenciador que devem fechar com a base de leads.

Base total de leads 19.825 Todo o volume de leads do site e formulario entra na historia.

Leads ja identificados por campanha 17.277 Parte da base que ja conseguimos ligar a campanhas de midia.

Leads que chegaram sem UTM de campanha 2.452 Leads que tem origem preenchida, mas nao trazem utm_campaign utilizavel.

Campanhas de WhatsApp no gerenciador 7.144 Volume do gerenciador no bloco de WhatsApp.

Leads encontrados no WhatsApp 5.059 Volume encontrado no relatorio agregado de conversas de WhatsApp.

Telefones unicos validos 13.866 Universo disponivel para leitura de mensageria.

A historia do mes, em quatro movimentos

O mês não mostra falta de lead. O ponto de partida correto é a base inteira de leads do site e formulário, com 19.825 registros. Desses, 17.277 já foram conciliados por campanha/ID, 2.452 estão sem campanha efetiva e 96 aparecem em outras campanhas fora da régua principal. Só a parcela já identificada por campanha pode ser comparada diretamente com o gerenciador de mídia.

Não dá para comparar tudo na mesma base

A mídia de site e formulário deve ser comparada com a base de leads. Já o WhatsApp precisa ser lido na base de conversas. Misturar esses dois caminhos faz o gap parecer maior do que ele realmente é.

A base principal é a base total de leads

O número de 17.277 não é a base do relatório. Ele é apenas a parte da base de leads que já foi identificada por campanha dentro de um universo maior de 19.825 registros.

O Meta nativo traz o lead, mas perde o detalhe do formulário

Os leads chegam, mas os IDs esperados dos formulários nativos não ficam visíveis na base de leads. Em vez de entrar separados, acabam achatados em poucos blocos genéricos.

Parte do contato aconteceu depois do momento ideal

A primeira mensagem não cobriu todos os leads com telefone. A maior parte reapareceu em campanhas de pré-inscritos, o que reduz a perda operacional, mas confirma atraso no acionamento.

As regras que sustentam esta auditoria

A auditoria foi organizada para respeitar a trilha correta de cada lead e evitar cobrar da base de leads campanhas que, por definição, nascem direto na base de conversas do WhatsApp.

Régua validada

Regra usada para identificar a campanha do lead
Quando o lead tinha uma campanha mais atual registrada, usamos essa informação. Quando ela estava vazia, usamos a campanha de entrada. Fizemos a mesma lógica para origem e meio.

WhatsApp: não entra na base de leads do site/formulário; entra na base de conversas do WhatsApp.
Transferência: entra na régua de formulário/site, exceto quando for CTW.
Sem mensagem pronta e sem outro contexto: tratar como orgânico.
Gap do relatório: sempre mostrado como base - mídia.

Base de leads do site e formulário

Essa é a base principal de leads captados por site e formulário ao longo do mês. Ela segura bem o volume, mas o mês já nasce com perda de qualidade de contato, principalmente por telefone.

Registros brutos 19.825

E-mails únicos 17.489

Telefones unicos validos 13.866

Qualidade de contato	Volume	Leitura
Com e-mail e telefone	15.671	Bloco ideal para conciliação e contato.
Só e-mail	4.139	Entrou na base de leads, mas perde validação na trilha de WhatsApp.
Só telefone	10	Casos residuais.
Sem telefone	4.144	Principal buraco de qualidade de dado no mês.
Sem e-mail	15	Baixo impacto relativo.
Sem os dois	5	Leads praticamente inviáveis para trilha comercial.

O que ja fecha com midia e o que ainda fica sem amarracao

Primeiro olhamos o total de leads do mês. Depois abrimos o quanto já foi ligado às campanhas de mídia, o que ficou sem campanha identificada e o que entrou em campanhas residuais fora da régua principal.

Base principal do relatório 19.825 registros Total de leads do site e formulário no mês.

Campanhas do gerenciador sem CTW 21.111 vs 17.277 Gap: -3.834

Parte ainda sem fechamento de campanha 2.452 Parte ainda sem fechamento de campanha dentro da base total.

Como ler essa seção: a base total é de 19.825 leads, mas nem todo esse volume já tem campanha identificada. O gap com a mídia deve ser calculado apenas sobre os 17.277 leads já identificados por campanha. O principal bloco ainda sem fechamento é o de 2.452 leads sem campanha identificada. Separadamente, existem 96 registros em campanhas residuais fora da régua principal.

Decomposição da base total de leads	Volume	Leitura
Conciliada por campanhas principais	17.277	Leads já identificados nas campanhas principais desta régua.
Sem campanha identificada	2.452	Sem campanha registrada, mesmo com origem visível na maior parte dos casos.
Outras campanhas fora da régua principal	96	Campanhas residuais ou fora do fechamento central.
Total da base de leads	19.825	Base íntegra do relatório.

Leitura importante: “sem campanha identificada” não significa “sem origem”. Significa apenas que o lead não trouxe uma campanha utilizável. Nos 2.452 casos desse bloco, todos ainda têm origem preenchida, 35 também têm meio preenchido e nenhum ficou sem origem e sem meio ao mesmo tempo.

Origem dos 2.452 leads sem campanha identificada	Volume	Leitura
Google	1.385	Maior bloco do grupo sem campanha identificada, quase todo sem meio preenchido.
Direto	443	Entrada sem campanha, mas com source identificado como direto.
ChatGPT	297	Origem visível, mas sem campanha identificada na base de leads.
Bing	93	Busca identificada sem amarração de campanha.
Site UniBF	62	Tráfego do próprio domínio sem campanha efetiva.
WhatsApp Link	43	Origem de link/encaminhamento sem campanha efetiva.
Meta / Instagram / Facebook	34	Minoria do bloco, incluindo os poucos casos com `medium = cpc` ou `social`.
Outras origens	95	Linktree, Yahoo, LinkedIn, Reclame Aqui e demais fontes residuais.

Google x base de leads

Google é o bloco mais estável de bater por campanha. A chave de campanha está clara; a ressalva é que a mídia usa conversões e a base de leads usa entradas de lead.

Total: 9.213 vs 8.292 | Gap: -921

Campanha	ID	Gerenciador	Base de leads	Gap
[V4]_Rede_de_Pesquisa_Institucional	23459086305	775	1.025	+250
[UniBF]_Pmax_Transferencia_Curso	23657478214	4.415	2.739	-1.676
[V4]_PMax_CORE_Leads	23496927574	3.785	4.117	+332
[V4]_Geração_de_Demanda_Cadastros	23496816214	225	200	-25
[V4]_PMax_CORE_Matriculas	23490121336	13	211	+198

Meta formulário/site x base de leads

Aqui estão os blocos do Meta que realmente podem ser cobrados da base de leads. O fechamento operacional já considera Pós-graduação de forma provisória, mas essa conciliação ainda merece cautela.

IDs claros: 10.850 vs 8.400 | Gap: -2.450

Campanha	ID	Gerenciador	Base de leads	Gap
[UNIBF][Formulario-nativo][Graduacao]	120247327263290339	9.360	7.202	-2.158
[UNIBF][Formulario-site][Graduacao]	120247049576510339	1.490	1.198	-292
[UNIBF][Formulario-site][Pos-graduacao]	(provisório)	1.044	585	-459
[UNIBF][Alcance][Site]	(sem ID conciliado)	4	0	-4

Ponto de cautela: a campanha 120250516402540339 foi usada operacionalmente como proxy para um bloco Meta adicional, mas o comportamento bruto dela parece muito mais próximo de graduação semipresencial do que de Pós-graduação.

Onde o Meta nativo perde detalhe

Os leads de formulário nativo entram, mas o form_id esperado não aparece na base de leads. O resultado é uma base achatada, sem a granularidade necessária para separar EAD, Semipresencial, Pós, Psicologia, Técnico ou Transferência por formulário.

4.046 leads nativos Meta

100%

source = meta

Os leads entram com origem paga Meta claramente identificada.

4.038

Campanha concentrada em um bloco genérico

A maior parte do volume fica concentrada em um único bloco de campanha.

form_ids esperados

Os IDs de formulário nativo esperados não aparecem literalmente em nenhuma coluna da base de leads.

IDs de formulário nativo que deveriam aparecer e não aparecem na base de leads

WhatsApp deve ser lido na base de conversas

Este bloco não entra na base de leads do site e formulário. O comparativo correto é mídia de WhatsApp contra a base de conversas, com o relatório agregado funcionando como apoio e a base bruta de conversas funcionando como fonte mais completa de evidência operacional.

Subtotal WPP: 7.144 vs 5.059 | Gap: -2.085

Campanha WPP	Mídia	Base auditada de WhatsApp	Gap
[UNIBF][Whatsapp][Graduacao]Inclui ajuste de grafia em Graduação.	6.221	4.493	-1.728
[UNIBF][Whatsapp][Retargeting]	920	566	-354
[UNIBF][WhatsApp][base-externa][técnico]	2	0	-2
[UNIBF][WhatsApp][base-externa][supletivo]	1	0	-1

Conversas com origem ADS 9.347

Meta ADS na base de conversas 8.914

Telefones únicos Meta ADS 8.590

Leitura importante: o arquivo CTW-Maio.xlsx não representa toda a base de conversas do WhatsApp. Ele é um recorte agregado. A fonte operacional mais forte para esse bloco continua sendo a base bruta de conversas, que mostra volume maior de ADS Meta.

Primeira mensagem, pré-inscritos e o que sobrou

A análise da mensageria mostra que a maior parte do gap inicial não sumiu do processo: ela foi suprida depois em campanhas de pré-inscritos. O problema é menos de desaparecimento e mais de timing do acionamento. Aqui também entram os leads sem campanha identificada que tinham telefone válido.

Telefones unicos validos na base 13.866

Em primeira abordagem 9.853

Gap inicial 4.013

Sem campanha dentro dessa régua 1.874

Importante: os leads sem campanha identificada estão sim dentro desta conta. Dentro dos 2.452 leads sem campanha, 2.261 tinham telefone válido, o que representa 1.874 telefones únicos. Desses, 1.708 apareceram em primeira mensagem ou em pré-inscritos, e 166 seguem sem evidência nessas duas réguas.

Etapa	Telefones únicos	Leitura
Primeira mensagem v4.2 + closers v26	9.853	Entraram na primeira régua principal.
Gap após primeira mensagem	4.013	Ficaram fora da primeira abordagem.
Encontrados em Pré-inscritos (campanha subsequente)	3.105	Recuperados depois em campanhas de pré-inscritos, sem limitar prazo.
Encontrados em Pré-inscritos em até 24 horas	623	Parte do grupo acima que foi abordada em menos de 24 horas.
Sem evidência após esse recorte	908	Bloco residual de números válidos que não apareceram na mensageria analisada.
Desse residual, sem campanha identificada	166	Parte do bloco residual que vem do grupo sem campanha.

Leitura complementar: o bloco abaixo trata especificamente de números válidos de WhatsApp que não foram encontrados na mensageria analisada.

Leitura dos 908 números válidos não encontrados na mensageria	Volume	Interpretação
Com WhatsApp confirmado na base	573	Números válidos com sinal de WhatsApp, mas sem registro na mensageria analisada.
Sem WhatsApp confirmado no fluxo	325	Números válidos em formato, mas sem confirmação de WhatsApp no processo de validação.
Sem status claro de WhatsApp	10	Dependem de leitura complementar para entender se são acionáveis.

Mensagem central desta etapa: o lead não necessariamente desapareceu. Em muitos casos, ele só não recebeu a primeira mensagem no momento esperado e acabou entrando depois em outra régua de mensageria. Quando olhamos com rigor de tempo, apenas 623 desses casos foram abordados por pré-inscritos em até 24 horas.

Fontes utilizadas e o que cada uma mostra

A consolidação deste relatório depende de cinco fontes com papéis diferentes. A leitura só fecha quando cada uma é usada na trilha correta.

Base de leads do site e formulário

f_eventos_maio.csv. Mostra origem, campanha, e-mail, telefone e a entrada do funil de site/formulário.

Base de conversas do WhatsApp

dim_customer_support_request_maio.csv. Mostra chats, origem ADS, evidência de WhatsApp e o universo real de Meta ADS.

Base de campanhas de mensagem

reports_tables_campaign_Maio.csv. Mostra campanhas de primeira mensagem e pré-inscritos, permitindo medir cobertura e atraso de acionamento.

Relatório agregado de WhatsApp

CTW-Maio.xlsx. Útil como apoio, mas não substitui a base bruta de conversas.

Gerenciador de mídia

Fonte de volume por campanha. Em Google, a métrica se comporta como conversão; em Meta formulário/site, como lead.

Conclusão executiva

O diagnóstico de maio não aponta falta de aquisição. O que aparece é uma arquitetura de captura em trilhas diferentes, com perda de detalhe no Meta nativo, perda de telefone na base de leads e acionamento tardio de parte da base na mensageria.

Fechado nesta etapa: aquisição, integração e mensageria.
Principal ajuste estrutural: preservar o form_id dos formulários nativos Meta na base de leads.
Principal ajuste de qualidade: reduzir leads sem telefone útil na captura de entrada.
Principal ajuste operacional: garantir que a primeira mensagem cubra o lead no timing correto, e não só via réguas posteriores.
Próximo passo natural: cruzar a base de leads, a base de conversas e a base de vendas para fechar o funil até matrícula/pagamento.